العملاء والفواتير الضريبية

تحمل شاشة العملاء والموردين قائمتين في تبويبين منفصلين: عملاء تبيع لهم، وموردون تشتري منهم. يتشابهان في الشكل ويختلفان في الاستخدام.

إضافة عميل

الأساسيات هي الاسم والهاتف (مفتاح البحث عند مكالمة التوصيل) والبريد وملاحظات حرة. ويمكن للعميل عدة عناوين (منزل وعمل وغيرها).

وأربعة حقول أخرى تهم عملاء الأعمال:

• الرقم الضريبي — رقم تسجيلهم الضريبي.
• رقم السجل التجاري — رقم سجلهم التجاري.
• العنوان — حسب بلد الفوترة: متاجر السعودية تستخدم المبنى (4 أرقام) والشارع والحي/المنطقة والمدينة والرمز البريدي (5 أرقام) لفاتكا؛ ومتاجر البحرين تستخدم المبنى والشارع والمجمع والمنطقة والمدينة للفوترة الإلكترونية. ويُشترط عند وجود رقم ضريبي (فاتورة قياسية، بما فيها الآجل). والمدينة والمنطقة من الإعدادات ← المدن والمناطق. وصف واحد يزامن الشارع↔الطريق والحي↔المنطقة ليبقى متوافقاً مع النظامين.
• الحد الائتماني — كم أنت مستعد أن تدعه يترصّد عليك.

الرقم الضريبي يغيّر نوع الفاتورة

هذه أهم نقطة في هذه الصفحة.

حين يُربط عميل له رقم ضريبي بفاتورة، تُصدر تلك العملية كـفاتورة ضريبية. وبدونه تكون فاتورة ضريبية مبسطة. ويقرر البرنامج هذا وحده، اعتماداً على بطاقة العميل لا غير.

في البحرين البيع الذي يتجاوز ٥٠٠ دينار فاتورة ضريبية كاملة أيضاً، حتى لو كانت الفاتورة لعابر. لا تُسوَّى إلا بعد اختيار عميل مسمّى وفيه مبنى وشارع ومجمع ومنطقة ومدينة. ويبقى العميل العابر متاحاً تحت ٥٠٠ دينار إذا لم يكن للمشتري رقم ضريبي.

ولهذا أثر حقيقي في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية. فالفواتير الضريبية يجب أن تصدّقها الهيئة قبل إصدارها، ولذلك تنتظر طباعتها عودة التصديق. أما الفواتير المبسطة فتُوقَّع ويُبلَّغ عنها لاحقاً، فلا توقف الطابور أبداً.

والنصيحة العملية: لا تضع رقماً ضريبياً على عميل إلا إن كان يحتاج فواتير ضريبية فعلاً. فإضافته لزبون عابر يريد فقط سجلاً باسمه ستبطئ خروجه دون فائدة.

ربط عميل بعملية بيع

عند الكاشير، اربط العميل قبل تحصيل الدفعة. عندها يحمل الإيصال بياناته، وتُربط العملية به في قائمة المستندات.

وإن نسيت، فلا يمكنك إلحاق عميل بفاتورة مكتملة بعد ذلك. سيلزمك إلغاؤها وتسجيلها من جديد، وهو بالضبط ما وُجد سجل التدقيق ليوثّقه. فيستحق الأمر تدريب الموظفين على السؤال قبل خطوة الدفع لا بعدها.

الحدود الائتمانية والبيع على الحساب

ضع حداً ائتمانياً على العميل. وفي الصندوق اختر آجل لكل التذكرة أو لجزء منها (ويمكن للنقد أو البطاقة تغطية الباقي). ويُشترط عميل باسم — والزائر لا يشتري على الحساب. ويُرفض البيع إذا تجاوز الرصيد المفتوح زائد هذا المبلغ حد الائتمان.

ومدفوعات آجلة (قائمة نقطة البيع) تحصّل نقداً أو بطاقة على فواتير الآجل المفتوحة وتخصّص المبلغ لتلك الفواتير. وقائمة العملاء تعرض الرصيد المستحق بجانب الحد. وإلغاء فاتورة عليها تحصيلات مخصّصة مرفوض حتى تُزال تلك التخصيصات.

الحركة (من شاشة العملاء والموردون) تعرض سجلاً مثل حركة المخزون: كل بيع ودفعة عميل وإشعار دائن بالتاريخ مع مستحق ومدفوع/دائن ورصيد مستحق متتابع. استخدم البحث عن عميل/مورد (قائمة منسدلة أثناء الكتابة) دون تحميل السجل كاملاً. التاريخ يبدأ آخر 7 أيام؛ وكل التواريخ للتاريخ الكامل. السجلات الطويلة تُحمَّل 100 صف في الصفحة. وبطاقات الملخص تعرض عدد المبيعات والإجماليات وما بقي مفتوحاً. انقر نقراً مزدوجاً على الصف لفتح المستند. ونفس الشاشة للموردين مع المشتريات ومرتجعات المورد وسندات الدفع.

والفواتير الضريبية ما زالت تُرحَّل عند إتمام بيع الآجل (نفس قواعد الفوترة الإلكترونية لبيع مدفوع).

الموردون

في تبويب الموردون: الاسم، الهاتف، البريد، جهة الاتصال، الملاحظات، الرقم الضريبي، السجل التجاري (CR)، والعنوان الوطني بنفس قواعد العملاء (سعودي أو بحريني حسب بلد شركتك). إذا للمورد رقم ضريبي، العنوان المنظم مطلوب ليتوافق سجل مشترياتك مع فواتير الضريبة.

اربط مورداً بتوريد من المشتريات. وتسوية المخزون (كمية) بسطر واحد ما زالت متاحة إن لم توجد فاتورة مورد. راجع المشتريات والاستلام.

إبقاء القائمة نظيفة

قائمة عملاء مليئة بالتكرار أسوأ من لا قائمة، لأن الموظفين يفقدون الثقة بها فيبدؤون بإنشاء بطاقة أخرى. ابحث قبل الإضافة، واستقر على صيغة واحدة لأرقام الجوال حتى يجد البحث بالرقم الناس فعلاً.

قوائم كبيرة (بحث وتصفية وصفحات)

في العملاء والموردون لم يعد الجدول يحمّل كل الصفوف دفعة واحدة. البحث يطابق الاسم والهاتف والبريد والرقم الضريبي والسجل (وللموردين جهة الاتصال). التصفية تقتصر على من لديهم رصيد، أو رقم ضريبي، أو بدون ضريبة. الترتيب بالاسم أو بالرصيد؛ واختر 25 / 50 / 100 صفاً وانتقل بـ السابق / التالي. تعديل يحمّل السجل من قاعدة البيانات (ومع العناوين للعملاء). وبحث سجل الحساب يستخدم نفس البحث من الخادم فيبقى سريعاً مع آلاف السجلات.