النسخ الاحتياطي وسلامة قاعدة البيانات

كل ما يعرفه نظام RKCoders يعيش في ملف قاعدة بيانات SQLite واحد داخل ملف مستخدم ويندوز، ضمن مجلد AppData. المنتجات والمبيعات والعملاء والورديات ومستندات الفوترة الإلكترونية — كلها، في ملف واحد.

وهذا مريح، ويعني أمراً واحداً قبل كل شيء: إن فقدت ذلك الملف ولم تكن لديك نسخة، فقد فقدت سجلات عملك.

أخذ نسخة احتياطية

يفتح المسؤول الإعدادات → قاعدة البيانات ويستخدم نسخ قاعدة البيانات. اختر أين تُكتب النسخة فيُكتب ملف .db. وهذا الملف هو ما تستعيده.

وتصدير Excel يكتب كل الجداول في مصنف واحد: الأصناف والمبيعات والأسطر والمدفوعات والمخزون والعملاء والباقي. استخدمه عندما تريد نسخة مقروءة للمحاسب أو أرشيفاً يُفتح دون الصندوق. وهو ليس ملف استعادة. تبقى تجزئات كلمات المرور ومفتاح جهاز الفوترة الإلكترونية خارج المصنف. وقد تُقصّ نصوص XML الموقّعة الطويلة حتى يفتحها Excel.

والجزء الحاسم هو أين تذهب نسخة .db. فنسخة احتياطية على القرص الصلب نفسه الذي عليه الأصل تحميك من الخطأ لا من عطل القرص ولا من سرقة الجهاز ولا من برامج الفدية. أرسلها إلى مكان آخر:

• ذاكرة USB أو قرص خارجي يُحفظ بعيداً عن الجهاز.
• مجلد سحابي مثل OneDrive أو Google Drive.
• جهاز آخر على الشبكة.

OneDrive

في الإعدادات → قاعدة البيانات، فعّل احتفظ بنسخة في OneDrive. سجّل الدخول إلى تطبيق OneDrive على هذا الجهاز أولاً. ثم تُكتب كل نسخة أيضاً في OneDrive\RKCoders POS Backups.

تبقى قاعدة البيانات الحية في AppData على هذا الكمبيوتر. ويتلقى OneDrive نسخة مكتملة، لا الملف الذي يفتحه الصندوق. وإذا كان حذف النسخ الأقدم من مفعّلاً، تُحذف النسخ القديمة في مجلد OneDrive بنفس المدة.

نسختان في مكانين هما الحد الأدنى الذي يستحق الاقتناء.

كم مرة

يومياً، ضمن روتين الإغلاق. يستغرق ثوانٍ ويحدّ خسارتك المحتملة بيوم عمل واحد.

وإن كان اليومي غير واقعي، فالأسبوعي أفضل بكثير من لا شيء — لكن كن صادقاً مع نفسك بشأن ما سيكلفك إعادة بناء أسبوع من سجل المبيعات فعلاً.

الاستعادة

الاستعادة تعني إعادة ملف النسخة إلى مكان قاعدة البيانات. وإن كنت تستعيد على جهاز جديد، فثبّت البرنامج أولاً ودعه ينشئ مجلده، ثم استبدل ملف قاعدة البيانات بنسختك.

جرّب هذا مرة واحدة، عن قصد، على جهاز احتياطي أو قبل الانطلاق الفعلي. فالنسخة التي لم تستعدها قط أمنية لا خطة، ولحظة احتياجك إليها هي أسوأ لحظة لاكتشاف أن الملف فارغ.

فحص السلامة

في الإعدادات أداة فحص سلامة قاعدة البيانات. تبحث عن التلف والمشاكل البنيوية.

شغّلها إن بدأ البرنامج يتصرف بغرابة: أرقام لا تتّسق، شاشات لا تُحمّل، أخطاء تظهر في سجل الأعطال. وشغّلها كذلك بعد انقطاع كهرباء مفاجئ أو بعد إطفاء الجهاز من المفتاح والبرنامج مفتوح، فهذه الطريقة المعتادة لتلف ملف SQLite.

وإن أبلغت عن مشكلة، فاستعد أحدث نسخة احتياطية سليمة بدل المواصلة على أمل.

التحسين

تضغط أداة التحسين قاعدة البيانات وتعيد بناء فهارسها الداخلية. فمع شهور من العمل تتراكم في قاعدة البيانات مساحات مهدرة، وتبطؤ تدريجياً شاشات مثل المستندات والتقارير.

شغّلها كل بضعة أشهر، أو كلما شعرت بالبطء، ودائماً خارج ساعات العمل. وخذ نسخة احتياطية أولاً، كما ينبغي قبل أي صيانة.

أمور لن تفقدك بياناتك

يستحق أن تعرفها حتى لا تقلق من الشيء الخطأ:

• تثبيت إصدار جديد فوق القديم. المثبّت لا يمس قاعدة البيانات.
• إزالة البرنامج. فهو يترك بياناتك عمداً.
• انتهاء الترخيص. يمنعك البرنامج من الدخول؛ ولا يحذف شيئاً.

وأمور ستفقدك إياها

• قرص تالف بلا نسخة احتياطية خارج الجهاز.
• جهاز مسروق أو ضائع بلا نسخة احتياطية خارج الجهاز.
• برنامج فدية يشفّر القرص، بما في ذلك أي نسخة احتياطية عليه.
• شخص يحذف مجلد AppData أثناء “التنظيف”.

كل واحدة من هذه يمكن النجاة منها بنسخة في مكان آخر. ولا واحدة منها بدونها.